Sokat beszéltünk az ellenőrzésről, de sohasem definiáltuk egy esetleges belső audit feladatait, céljait, illetve azt, hogyan lehet felkészülni egy ilyen auditon való megfelelésre >>
MIKOR MONDHATJUK: RENDBEN VANNAK A DOLGAINK?Mostani írásunk olyan közepes- és nagyobb flottát üzemeltetőknek szól, akiknek legalább ötven autójuk van, de természetesen kisebb cégeknek is tanulságos lehet. A belső ellenőrzés általában kétfajta lehet: bejelentett vagy nem bejelentett. Ez utóbbit akkor végzik, ha a belső folyamatokban szeretnék feltárni a gyenge pontokat, és egyik „negatív” jellemzője, hogy azonnal kell minden, vagyis nincs időnk felkészülni.
Egy esetleges belső vizsgálat (audit) alapkérdéseit vesszük sorra a legfontosabb dokumentumok és események mentén.
GÉPJÁRMŰ ÜZEMELTETÉSI SZABÁLYZATAz ellenőrzés alapja, mindig a gépjármű üzemeltetési szabályzat (Car Policy). Ez legtöbbször egy globális szabályzat, helyi jellemzőkkel kiegészítve. Azoknál a cégeknél, ahol van ilyen kb. 70-80%-ban tartják be annak rendelkezéseit, és ennek rendszerint az, az oka, hogy a gyakorlat kicsit más. Más, illetve gyakrabban változik, mint amilyen gyakran a Car Policy módosításra kerül.
Költséges eltérések a gépjármű üzemeltetési szabályzat és a gyakorlat között:
∑ A legtöbb szabályzat alapján az autó sérülésekor a dolgozóknak meg kell térítenie az önrészt, de a gyakorlatban nagyon ritkák az ilyen levonások, befizetések.
∑ A vállalati gépkocsit használók menetlevélen vezetik a megtett kilométereket, és megkülönböztetik a hivatalos és a privát utakat, de a privát utakra eső költségeket nem vonják le tőlük.
∑ Szülési szabadságra távozó kollégák a szabályzat alapján (rendszerint) még három hónapig használhatják autójukat, de ez a három hónap gyakran hat, sőt olyat is láttunk már, hogy kilenc. (Mennyi is a finanszírozási/bérleti díj egy ilyen időszakra?)
∑ A szabályzatok sarkalatos pontja, hogy milyen beosztáshoz, milyen autó jár, de gyakran vannak módosítások, kivételek.
∑ Rendszerint rögzítve van, hogy kinek a feladata az autó szervizelésének kezdeményezése, végrehajtása, de a gyakorlatban sokkal többen foglalkoznak a témával, mint kellene.
FONTOS: a vállalati gépjárművet használókkal alá kell íratni egy jegyzőkönyvet, hogy gépjármű üzemeltetési szabályzatot elolvasták, megértették, és annak rendelkezéseit magukra nézve kötelezőnek tekintik. Ez minden későbbi számonkérésnek és esetleges felelősségvállalásnak az alapja.
FLOTTA KERETSZERZŐDÉSA keretszerződések szempontjából alapvetően fontos, hogy azt importőrrel vagy flottakezelővel kötöttük. Minél több autót üzemeltetünk, annál inkább törekednünk kell az importőrrel való kapcsolattartásra.
Milyenek a keretszerződéseink?
∑ Általában határozatlan időre szólnak, ami nem szolgálja maximálisan az érdekeinket, mert elkényelmesíti a szállítót, illetve minket is. A lejárati határidő közeledte automatikusan forszírozza az újratárgyalást, új/jobb kondíciók kiharcolását.
∑ Gyakran előfordul, hogy több parkkezelővel állunk szerződésben, de ez nem feltétlenül jó. Törekednünk kell arra, hogy minél kevesebb szállító legyen, illetve ha mégis több partnerünk van, akkor a szolgáltatási szinteket kell egységesen meghatározni. Minél nagyobb a sokszínűség a flottában, annál több erőforrásunkat köti le annak menedzselése!
∑ Ha már szóba kerültek a szolgáltatási szintek (Service Level Agreement -SLA), akkor álljunk meg itt egy pillanatra! Az SLA rendszerint hiányzik a Keretszerződésekből. A szerződésekben – természetesen – rengeteg utalás van arra, hogy a szállító ezt vállalja, meg azt nyújtja, meg stb., de legtöbbször hiányoznak a konkrétumok. Nincs meg például, hogy az egyes szolgáltatások mit takarnak, hogyan lehet őket igénybe venni, milyen feltételek mellett fognak megvalósulni, kit kell keresnünk, ha bármi gond van, kinek kell szólni, ha valami nem történik meg és, ami talán a legfontosabb, hogyan kárpótol/kártalanít minket a szállító nem megfelelő teljesítés esetén.
∑ A parkkezelők rendszerint ragaszkodnak saját szerződéses standardjaikhoz, ami rendjén is van, de ne legyünk naivak! Az ő szerződéseiket az ő jogászaik írták, és a szállítói szerződések mindig a szállítót védik! Rendszerint nem is engedik meg a jelentősebb változtatásokat, de korrekt ügymenet esetén nem lehet akadálya annak, hogy elkészüljön az SLA, illetve különböző mellékletekben szabályozzuk azokat a kérdéseket, amelyek számunkra fontosak.
AJÁNLATKÉRÉS - AJÁNLATADÁSA legtöbb cégnél eltérő, hogy ki kérhet ajánlatot egy-egy új autóra. Bárki legyen is erre jogosult, ügyeljünk az alábbiakra!
∑ Kerüljük az 1-2 soros e-maileket! Természetesen nem vagyunk a modern kommunikáció ellen, de az elektronikus levelek mögött mindig legyen valamilyen standardizált/sablon dokumentum, ami tartalmazza pl. az ajánlattal kapcsolatos keretszerződés számát, illetve egyéb fontos információkat.
∑ A dokumentumok megfelelő menedzselése már az ajánlatkérésekkel meg kell kezdődjön. A legjobb megoldás egy digitális dokumentumkezelő/archiváló rendszer, de ha ilyenünk még nincs, akkor is nyissunk egy dossziét minden új autónak, amelybe bekerülhet (kerüljön be!) minden kapcsolódó dokumentum másolata.
∑ A szállítók rendszerint nem azonosítják be ajánlataikat. Szoktassuk rá őket erre, mert későbbi (akár 3 év múlva) probléma, illetve véleménykülönbség esetén, nagyban megkönnyíti majd a visszakeresést, a hivatkozásokat.
MEGRENDELÉSEK
A megrendeléseket már „pénzre játsszák” ezért szerepük jelentős, tehát ennél a pontnál még indokoltabb az alapos körültekintés, a pontosság, az óvatosság.
∑ Régi partnereinktől gyakran már úgy érkezik az ajánlat, hogy alul írjuk alá és faxon küldjük vissza, mint megrendelés. Ez természetesen kényelmes megoldás és a partner rugalmasságát is jól szemlélteti, de mégsem biztos, hogy jó nekünk! Általában az ilyen „alulírdalá-és-külddvissza” dokumentumok nem tartalmaznak minden fontos paramétert, feltételt, szempontot. Így előfordulhat, hogy egy hiányos megrendelés alapján lemondunk bizonyos jogainkról, lehetőségeinkről.
∑ Megrendeléseink legyenek tehát részletesek, tartalmazzanak minden olyan információt, részletet és körülményt, amely számunkra fontos!
∑ Audit szempontból az is fontos, hogy a mi oldalunkról olyan ember írja alá a megrendelést, akinek erre felhatalmazása van. Ez a felhatalmazás vagy meghatalmazás legyen meg írásban, legyen konkrét, legyen értékhatárhoz vagy konkrét feladathoz kötött.
ÁTADÁS-ÁTVÉTELMindig készüljön átadás-átvételi jegyzőkönyv!
Ki? Mikor? Hol? Mit? Milyen állapotban? Hány kilométerrel?
Az aláírt dokumentum kerüljön az archívumba!!!
ÉRDEKESSÉG
Hány új kollégának ellenőriztük a jogosítványát, vezetési tudását?
Tesztvezetés??? Igen!!!
Nem ismerjük a kollégát, de munkájához vállalati autót kell biztosítanunk. Ez rendben is van, de biztos, hogy képes a minimum 4-5 MFt-os értéket képviselő autót megfelelően vezetni, vagy hamarosan káreseményt kell adminisztrálnunk?
Talán még rosszabb, ha a cég arculatát is hordozó jármıvel rémületbe ejti az útvonalán fekvő város- és országrészeket.
Megfontolandó!
| |
LEZÁRÁS
Elérkeztünk a futamidő végéhez. Leadjuk az autót, és természetesen elkészül az átadás-átvételi jegyzőkönyv.
∑ A következő hónapban még néhány számla érkezik, ami rendjén való, hiszen az átterhelt tételek egy része az időszak lezárását követően jelenik meg.
∑ Biztos, hogy a következő hónapban már nem kapunk bérleti díjas számlát? Megtörténik, hogy a leadott autó után is 2-3 hónapig fizetünk bérleti díjat, és ha ki is derül a túlfizetés, nem biztos, hogy intézkedünk a visszaszerzésről.
SZÁMLAELLENŐRZÉS∑ Biztos, hogy megkapjuk a kedvezményeket, amiket beszerző kollégáink kiharcoltak a cég számára? >>> Ellenőrizzük le néha tesztszerűen, hogy az importőrrel, egyéb szolgáltatókkal megállapodott kedvezmény érvényesül-e a Szállító ajánlatában.
∑ Számlák részletezés nélkül. Operatív lízingnél pl. hogyan ellenőrizzük le a bérleti havidíj összegét egy autónál, ha nem látunk mögötte tételes részletezést. Mivel a finanszírozás díja változó költségű, így a havidíj sem lesz összegre mindig ugyanaz minden hónapban. Több esetben előfordult már, hogy aláírtunk olyan számlákat, amelyeknek összege nem felelt meg a Keretszerződés, Egyedi szerződés alapjainak. Ellenőrzi valaki nálunk folyamatosan ennek az összehasonlítását? Alkalmazzunk valamilyen eszközt – pl. egy táblázat - ennek ellenőrzésére.
∑ Számlák „ködös” részletezéssel (pl. szervizelés) – honnan tudjuk, hogy a leszámlázott, átterhelt tétel, karbantartás volt, vagy karosszériajavítás? >>> kérjünk részletes számlát pontos szolgáltatás leírásokkal, mert a folyamatos ellenőrzés és elemzés csak akkor valósítható meg, ha autónként, költségtípusonként tudjuk gyűjteni a költéseket. Kérjünk néha igazolást a márkaszerviztől, hogy a szervizelés ott, akkor, adott tételekkel megtörtént.
∑ Ellenőrzés egy véletlenszerűen kiválasztott autó valamennyi számlájára vonatkozóan.
∑ Ellenőrzés egy adott időszakban valamennyi autóra.
∑ Ellenőrzés bizonyos költségtípusok számláira.
∑ Káreseménynél, a casco kárrendezésnél fizettünk önrész feletti díjat a szolgáltatást végzőnek, vagy pedig csak az önrésszel terhel meg minket? Jó tudni: mivel a szolgáltató szerződésben van az adott márka szervizhálózatával, illetve a casco-t nyújtó biztosító társasággal. Ne fizessünk önrész feletti díjat, ha nem történik meg a káralap teljes rendezése. Ennek plusz költsége a káresemény lezárásáig a Szolgáltatót terheli, a biztosító társaság vele fogja rendezni a teljes kárelszámolást, nem velünk!
∑ Komplex számlaellenőrzés folyamán kiderül, hogy az adott gépjármű felhasználója tényleg betartja-e a kötelező karbantartás gyárilag meghatározott km, illetve futamidő előírásait. Kérjük el néha a márkaszerviz számláit a Parkkezelőtől, hogy ellenőrizni tudjuk a részleteket, vagy kérjünk havi, negyedéves vagy éves riportot a kötelező karbantartások részleteiről. Pl. Rendszám, időpont, esemény megnevezése, km óra állása. Ez azért fontos, mert lényeges km eltérés esetén elveszíthetjük a gyári garanciát, aminek súlyos anyagi következményei lehetnek ránk nézve egy esetleges nagyobb hiba esetén.
Készüljünk fel a váratlanra! Auditáljuk magunkat, pótoljuk a hiányosságokat! Persze többnyire tudjuk, hogy mit kell tennünk, tudjuk, hogy mi lenne helyes. De tesszük is?
És akkor nem beszéltünk még a külső ellenőrzésekről: mikor járt nálunk az APEH? Fizetünk cégautó adót? Rendben vannak az útnyilvántartások? De erről majd egy másik alkalommal …
