[origo] üzleti negyed> cégesautó

Mennyit ér a véletlenszerű ellenőrzés? Milyen pluszt hozhat a rendszeres ellenőrzés? Mikor kezdjük el az ellenőrzést? Várjuk meg, amíg minket ellenőriznek?

A gépjárműflottákkal kapcsolatban az a helyzet az, hogy tíz cégből kilenc nem ellenőriz semmit. De mit is kellene ellenőrizni? Dokumentumokat és adatokat.


Milyen dokumentumokat ellenőrizzünk?


Tehát, ha a kezdetektől mindent ellenőrzünk, akkor minden rendben. Hátradőlhetünk. Ha azonban nem tettük meg ezt… hogyan is kezdjünk hozzá…

Végezzünk egy „első”, átfogó ellenőrzést! Vizsgáljunk meg mindent! Ha sok hibát találunk, és ez sok területet érint, akkor folyamatossá kell tenni az ellenőrzést, és javítani kell a folyamatokat, növelni kell a kontrollt. Ha kevesebb a hiba, a hiányosság, akkor szerencsénk volt / jól dolgoztunk és már csak a folyamatos szinten tartás a feladat.

A legtöbb cégnél nincs egységes dokumentum és adatkezelés. Nálunk van? LEGYEN! A dokumentumok legyenek elektronikusan archiváltak és központilag elérhetők!

A rendszeres ellenőrzés haszna az, hogy naprakész információkkal rendelkezünk, és egyre tökéletesebbek lesznek a folyamataink.

– az első időszakban mindenképpen – fontos a folyamatos ellenőrzés. Meg kell győződnünk arról, hogy a beígért szolgáltatást, a kialkudott árazási konstrukciót érvényesíti-e felénk a szállító. Gyakran előfordul, hogy az értékesítők beígérnek, bevállalnak olyat, amit a szolgáltatási részleg, vagy a számlázás belső szabályok, esetleg technikai okok (pl. számlázási rendszer) miatt nem tud megvalósítani, vagy nem azonnal.

Bevezetőnkben egy kicsit persze túloztunk, hiszen minden cégnél történik valami az autós számlákkal. Legtöbb cégnél ezek is átmennek a pénzügyi szempontok alapján irányított folyamaton, jóváhagyási rendszeren.

Szóval beérkezik a számla a pénzügyre, ahonnan többnyire a költséghelyek felelőseihez kerül jóváhagyásra. A jóváhagyást természetesen felelősségük tudatában lévő, rendszerint elfoglalt menedzserek végzik. Na de mi alapján? Azt biztosan megnézik, hogy tényleg hozzájuk tartozik-e az adott költség (pl. rendszám alapján), és valószínűleg azt is, hogy a végösszeg beleesik-e a tapasztalatok alapján elfogadható tartományba. Amit biztosan nem tesznek meg ezek az emberek, hogy előkeresik az adott autó szerződéses okmányait (azt sem tudják, hogy hol van!), a kapcsolódó szervizszerződéseket, de semmiképpen nem keresgélnek historikus adatok között, illetve nem igazán vizsgálják a számla tartalmát műszaki szemmel. Persze nem is ez a dolguk.


Gyakran előforduló hiba: parkkezelt autóknál nagyon gyakran tapasztaljuk, hogy a futamidő lejártával az autó leadásra kerül, ám a szolgáltatók nem mindig tökéletes rendszere gyakran tovább számlázza az adott autó költségeit, és mi fizetünk, fizetünk…


A másik érdekes terület, amit az ellenőrzés kapcsán érinthetünk: az adatkezelés.

Milyen adatokról van szó? – Mindenről, ami az autókhoz kapcsolódik.
Miért? – Hogy a pontos információink legyenek erről a költségigényes területről.
Mit kezdjünk az információval? – Elemezzük azokat és az elemzések eredménye alapján, optimalizáljuk folyamatainkat.
Csökkentsük a költségeket!


Parkkezelt flottánk van? Akkor ez a parkkezelő feladata. Elvégzi? Kapunk információkat? Belső feladat? Van rá emberünk? Van szaktudásunk? Van eszközünk?

Arról, hogy milyen adatokat és dokumentumokat lehet/érdemes/kell nyilvántartani és archiválni, az általunk fejlesztett, és használt alkalmazás képernyői adnak ízelítőt:

Alapadatok, azonosítók, dátumok, dokumentumok digitalizált változata, érvényességi és lejárati idők, …

Kivitel, felszereltség, forgalmi adatok …


Ha ezeket az adatokat egy olyan rendszerben tarjuk nyilván, amely képes ezekből információt előállítani, riportokat, listákat generálni, és ezeket az információkat felhasználva ellenőrizzük a vállalati autókkal kapcsolatos költségigényes folyamatokat, akkor olyan megtakarítási lehetőségeket találhatunk, amelyek gyorsan megtérülővé teszik a rendszer beszerzési és implementációs költségeit, vagy a külső szakértőnek fizetett díjakat.

Végezetül számoljunk egy kicsit, csak azért, hogy lássuk milyen könnyű egyetlen autónál többszázezer forinttal növelni a költségeket feleslegesen:

Gyakran tapasztaljuk, hogy lízingelt (parkkezelt) autók esetében futamidő túllépés lép fel. Ennek több oka is lehet, de biztos, hogy adatkezelési rendszerünk nem figyelmeztetett minket még jóval a lejárati idő előtt, így nem tudtuk időben megrendelni az új autót, stb.

Mi történik ilyenkor?

A szolgáltató rendszerint 1-2 hónap múlva veszi észre a túllépést, ekkor szól, közben automatikusan számláz. Mivel túlléptük a tervezett futamidőt elvesztettük a garantált maradványértékre vonatkozó garanciánkat, s a tapasztalatok szerint egy átlagos autónál ez 400-500.000,- Ft-os „értékvesztést” von maga után.

Csak ekkor rendeljük meg az új autót, aminek átfutási ideje típustól, felszereltségtől függően 6-12 hét. Számoljunk 2 hónappal! Ez alatt bérelnünk kell autót, aminek költsége kb. 250.000,- Ft havonta. Ez kb. duplája a lízingdíjnak, tehát (az egyébként fizetendő lízingdíjon felül) újabb 250.000,- Ft amit fölöslegesen költöttünk el.


Egy egyszerű határidő túllépés több mint félmillió forintba kerülhet egy autónál! Hány autónk van? Sok?

Ilyen példánk is sok van még!