HÍRLEVÉL
KERESÉS
hirdetés
Emlékszünk még vállalatunk működésének első időszakára? Mire helyeztünk nagyobb hangsúlyt: az ügyfél- és bevételszerzésre, vagy az üzemeltetés optimalizálására?
Persze, hogy az üzletszerzés kapott nagyobb hangsúlyt, hiszen ez természetes, és ennek következtében a vállalat szépen fejlődött: nőtt az árbevétel, jöttek az új kollégák, újabb és újabb eszközöket, autókat vásároltunk… és most itt állunk több sebből vérző flottánk közepén… újat kellene beszerezni… de mit tudunk leszűrni az eddigi tapasztalatokból?
Vannak egyáltalán információink? Mennyibe került az eddigi üzemeltetés? Melyik autó/típus/felhasználó került a legtöbbe? Mire optimalizáljunk az új beszerzéskor? Hol vannak a nyilvántartások? Nincsenek?
Akkor nézzük a számlákat! Hol vannak a számlák? A könyvelőnél? Az irattárban? Érdemes előkeresni őket? Ki fog belőlük adatokat gyűjteni? Milyen adatokat gyűjtsön?
Mit csináljunk másképp?Bármennyire is fontos, hogy a cég indulásánál (érthetjük úgy is, hogy amíg kevés autónk van) az üzletszerzésre koncentráljunk, fordítsunk figyelmet eszközeink dokumentumainak rögzítésére, a használat adatainak rendszerezett feldolgozására!
Ezeknek az adatoknak a feldolgozásával, elemzésével olyan információkhoz juthatunk, amelyek egyrészt az ellenőrzést és az azonnali beavatkozás lehetőségét biztosítják, másrészt megalapozzák a jövőbeli beszerzési döntéseket. Ezzel rövid és hosszú távon is pénzt takaríthatunk meg!
Hogyan fogjunk hozzá?Hozzunk létre a törvényi (könyvelés) szabályozáson túlmutató eszköznyilvántartást, amelynek része az autók dokumentumainak, és adatainak nyilvántartása is.
Fontos, hogy ezt a nyilvántartást még akkor hozzuk létre, amikor a rendszer egyszerű, átlátható, és ne akkor kelljen visszafelé bogozni a szálakat, amikor már „kitört a káosz” és csak extra erőforrás ráfordítással lehet ugyanazt az eredményt elérni.
Jelöljünk ki csapatunkban egy felelős személyt, akinek feladata a szinte mindenki által használt eszközökkel (autó, telefon, stb.) kapcsolatos ügyintézés!
Milyen módszert, technológiát alkalmazzunk?A dokumentumokat (keretszerződések, ajánlatkérések, ajánlatok, megrendelések, visszaigazolások, egyedi megállapodások, átadás-átvételi dokumentumok, forgalmi dokumentumok, rádió kódkártya, biztosítási papírok, szervizszámlák, stb.) célszerű digitalizálni.
Az adatokat nagyságrendileg 15-20 autóig elegendő Excelben vezetni. Magasabb autószám esetén célszerű valamilyen speciális alkalmazást rendszerbe állítani, megbízható adatbázis háttérrel, előre definiált, ugyanakkor rugalmas jelentéskészítési opciókkal.
Ha már speciális rendszert választunk, törekedjünk arra, hogy a dokumentumok és az adatnyilvántartás egyazon adatbázisban, kereshető formában legyenek elérhetőek!
Ha flottánk kezelését külső szakértőre bízzuk, joggal vélhetjük úgy, hogy a gondok oroszlánrészétől megszabadultunk. De ne zárjuk el magunkat azoktól az információktól, amik számunkra jelentenek értéket!
A flottakezelővel való szerződéskötéskor, a szolgáltatási szintek meghatározásánál, rögzítsük, hogy milyen időközönként milyen jelentésekre, riportokra tartunk igényt.
Mivel nem minden szolgáltató van felkészülve ezekre az igényekre… lehet ez egyfajta kiválasztási kritérium is.
A számok magukért beszélnekMunkánk során azt tapasztaljuk, hogy a teljes körű adatgyűjtés és elemzés, különösen, ha számlaellenőrzéssel is összekapcsoljuk, rávilágít a visszaélésekre, a tévedésekre, a hibás számlákra, a rendszer gyenge pontjaira.
A következetes ellenőrzés, a folyamatok „rendbetétele” több milliós megtakarítást eredményezett már azoknál a vállalatoknál, akik felismerték ennek a jelentőségét.
Önöknél minden rendben?
|
Menjen biztosra! Szóbeszéd helyett tényeket szállítunk Önnek. Olvassa el mások tapasztalatait |
|
 |
 |
 |
