[origo] üzleti negyed> cégesautó

A flottabeszerzés mindenkit érint egy vállalatnál. Kit így, kit úgy. Számos szempont kerül felszínre, valamivel kevesebb előtérbe. Vizsgáljuk meg, hogyan lehet a folyamatot beszerzési szempontból optimalizálni. Vegyük sorra a döntési fázisokat!

Ebben a cikkben a beszerzési döntés meghozatala és a tender kiírása közötti folyamat kérdéseit boncolgatjuk.

Nem mindegy, hogy az autókereskedőket (esetleg importőröket) versenyeztetjük, vagy a flottakezelőket, tehát először is el kell döntenünk, hogy az autókat megvásároljuk, vagy flottakezelő céget bízunk meg az üzemeltetéssel.

Ez alapvetően pénzügyi döntés, amelyet a tulajdonosok és a menedzsment közösen hoznak meg. Választásunk pénzügyi jellege nem merül ki abban, hogy tőkénk futja-e a flotta teljes vételárának kifizetésére, hanem sok egyéb szempontot is figyelembe kell venni. Például a tőzsdén szereplő cégek esetében, fontos szempont lehet, hogy ne nőjön az eszközérték.

A pénzügyi szempontok mellett azt is figyelembe kell vennünk (természetesen a flottanagyság függvényében), hogy milyen jellegű lesz a felhasználás, mennyi erőforrásunk lesz az üzemeltetésre.

Van tehát sok-sok szempontunk, de hogyan rendszerezzük ezeket, hogy segítségükkel megteremthessük egy objektív döntés feltételeit:

Rögzítsük szabályzatban (Car Policy) a vállalati gépjárművekkel kapcsolatos valamennyi elvárásunkat, döntésünket! Természetesen a szabályzatot közép- és hosszútávon felülvizsgálhatjuk (Tanácsos!), módosíthatjuk.

Magyarországon 10 flottával rendelkező cégből 8 nem rendelkezik flottakezelési szabályzattal. Hogy mi következik ebből? Csupán annyi, hogy ezeknél a beszerzéseknél pillanatnyi szempontok alapján születnek meg a döntések.

A megalapozott beszerzési döntéshez egy sor olyan „lényegtelennek tűnő” döntést kell meghoznunk, amelyek hosszú távon sokkal jobban befolyásolják a flotta teljes bekerülési költségét (TCO), mint maga a vásárlási ár. Könnyebb dolgunk van, ha ezeket a döntéseket rendszerbe foglaljuk a Car Policy-ben, vagy egyszerűen csak leírjuk:

o Az autók tervezett felhasználása, a használat tervezett jellege alapján meg kell határoznunk, hogy a futott kilométerek száma, vagy egy bizonyos futamidő letelte lesz az a tényező, amely indikálja majd az autók cseréjét.

o Rögzíteni kell a megvásárolható/megvásárlandó autók részletes paramétereit (a motor mérete, teljesítménye, szín, felszereltség, stb.). Erre azért is szükség van, mert a beszerzési döntés megalapozottságához elengedhetetlen egy olyan költségkalkuláció elkészítése, amely modellezi a várható ráfordításokat.

o Meg kell határoznunk az egyes pozíciókhoz tartozó autók színét, méretét, a felszereltségük szintjét, a dolgozók ezzel kapcsolatos esetleges mozgásterét.

o A tervezett futásteljesítmény függvényében el kell dönteni, hogy dízel vagy benzines járműveket vásárolunk, illetve jelentős költségmegtakarítást (biztosítás, fogyasztás, teljesítményadó) érhetünk el, ha mértéktartóan választunk motortérfogatot, teljesítményt.
o Optimalizálni kell a flotta összetételét. Meg kell akadályozni, hogy a flotta „vegyes saláta” jelleget öltsön. Törekedni kell a gyártmány, a típus, a felszereltség, de még a szín egységesítésére is. Ha egységesebb a flotta, nagyobb kedvezményeket kapunk a szállítótól, de növelhetők a szervizdíj és a biztosítási kedvezmények is.

o Amennyiben autóinkat flottakezelővel üzemeltetjük a pénzügyi modellezésnél, a kalkulációknál figyelembe kell vennünk a majdani maradványértéket is. Ezt nagyon sok cég nem veszi figyelembe a beszerzési döntésnél, és ezért a TCO számítások gyakran felborulnak. A flottakezelők kiválasztásánál a maradványérték nagysága egy jó összehasonlítási pont.

o Korábban sok multinacionális cégnél szerepet játszott az anyavállalat nemzeti hovatartozása. Különösen jellemző volt ez a német és a francia cégekre, akik döntéseiknél szinte meghatározó tényezőként vették figyelembe az autók származási helyét, vagyis az „anyaországi” termékeket részesítették előnyben. Mára ez a fokozódó versenyhelyzet miatt visszaszorulóban van.

o Kisebb cégeknél (<15 autó) könnyebb a gyártmány és a típusok kiválasztása, illetve ezeknél a cégeknél arra kell felkészülni, hogy a kiválasztott típus több kereskedőjét kell versenyeztetni. Ha nagyobb a flotta, akkor érdemesebb az importőrhöz, az importőrökhöz fordulni.

Sorra vettük a legfontosabb kérdéseket, amelyeket a versenyeztetés előtt meg kell válaszolnunk. Ha válaszaink megvannak, és azokat leírtuk, akkor elkezdhetjük a versenyeztetést. A tenderről, annak folyamatáról következő írásunkban szólunk részletesen.