HÍRLEVÉL
KERESÉS
hirdetés
Mit is ellenőrizzünk? A gépjárművekhez kapcsolódó dokumentumokat? A gépjárművek használatát? A költségeket? Az igénybevett szolgáltatások megtörténtét? Az igénybevétel jogosságát? A számlákat? Jobban tesszük, ha mindezt szépen sorban, módszeresen!
Hogy miért? Szakértői munkánk során számos vállalatnál, sokféle környezetben, különböző belső folyamatok eredményeképp megszületett gépjármű-üzemeltetéshez kapcsolódó dokumentumok, számlák ezreit ellenőriztük, és tapasztalataink alapján tíz bizonylatból héttel „gondok vannak”, illetve az alapdokumentumok elérhetősége és fellelhetősége is sok esetben korlátozott.
Ez a szám magáért beszél. Már önmagában a statisztika is ijesztő, de ha belegondolunk abba is, hogy milyen volumenű költés kapcsolódik a flottaüzemeltetéshez, akkor ideje ellenőrzési módszereket kidolgoznunk, megoldást keresnünk! Ebben az írásunkban a számlák kapnak kiemelt figyelmet, de érintőlegesen a többi dokumentum is szóba kerül, és látni fogjuk, hogy van teendő bőven.
Ki ellenőrzi a számlákat?
Gazdálkodó szervezeteknél a gépjárművek üzemeltetésével kapcsolatos számlák – a többi számlához hasonlóan – a pénzügyön/könyvelésen kerülnek iktatásra, majd a megfelelő költséghely vezetőjéhez kerülnek jóváhagyásra. Ha megérkezik a „zöld jelzés”, a pénzügy felelős munkatársa engedélyezi a kifizetést.
Megnyugodhatunk, hiszen a számlát ketten is ellenőrizték. De vajon milyen szempontok alapján?
A könyvelés nyilván ellenőrizte a számla formai megfelelőségét, beazonosította a költséghelyet. Ez a rész nagy valószínűséggel rendben van. Tegyük fel, hogy a „vizsgált” számla az értékesítés egyik autójához tartozik, ezért a számlát az értékesítési vezető kapja meg.
A jóváhagyási folyamat technikai lebonyolításának vizsgálata nem része jelen írásunknak, de egy rövid kitérőt talán érdemes tenni. Hogyan is zajlik ez a folyamat? A számlát a könyvelésen érkeztetik. Jobb esetben ez már az integrált vállalatirányítási rendszerben (ERP) történik, de más vállalatokkal kapcsolatos szakértői átvilágításaink egyik „szomorú” tapasztalata, hogy ez nem mindenhol van így. Ahol van is ERP-rendszer, ott sem biztos, hogy alkalmas az engedélyezési, számla-jóváhagyási folyamat támogatására. Marad tehát a „jó öreg” módszer: lemásolják a számlát és valamilyen kísérő dokumentummal (Jóváhagyási ív) együtt az illetékes vezető asztalára teszik, aki majd ha ideje engedi (és nem raknak mások újabb papírokat a számlánkra), akkor előbb-utóbb feldolgozza ezeket. Tudjuk, hogy a 21. században már léteznek olyan eszközök, amelyek mindezt elektronikus formában biztosítják a vállalatok részére. Azonban egy technológia sem jelent önmagában megoldást, mert ha az optimum a cél, akkor ezen rendszerek kialakításánál a lehető legtöbb folyamatot érdemes rendszerbe foglalni. Pl. ha a számlaellenőrzés és a jóváhagyás folyamatát akarjuk technológiával támogatni, érdemes ezt az ellenőrzésre is kiterjeszteni, és ehhez biztosítani kell a szerződések (és egyéb dokumentumok) elektronikus kezelését is. Önöknél hogy van ez? |
Értékesítési vezetőnk – akinek természetesen szívügye a vállalat költséggazdálkodása, és a gépjármű-üzemeltetés területén is széleskörű tapasztalatokkal rendelkezik (évek óta használ vállalati autót) - félreteszi a negyedéves zárással kapcsolatos ügyeket, (Reméljük, hogy a tervezett árbevétel rendben van!) és szívesen utánanéz a számla részleteinek, alaposan megvizsgálja annak tartalmát, mielőtt jóváhagyását adja. Ugye ez mindenhol így történik!?
Talán alig van Magyarországon olyan vállalat, amelynél az elfoglalt vezetők nem így tesznek. Bizonyára csak elvétve fordul elő, hogy mondjuk egy üzemeltetési számlára ránézve, valaki megpróbál visszaemlékezni az előző hónapok „megszokott” összegére, és ha nem túl nagy az eltérés, akkor meg is van a jóváhagyás. És valljuk be, ez nem felelőtlenség. Többet nem várhatunk el.
Megfelelő szakértelem
Nem várhatjuk el, hogy előkeresse az esetleg évekkel ezelőtt kötött üzemeltetési szerződéseket, nem várhatjuk el, hogy szakmailag értékelje pl. egy szerviz számla jogosságát, stb. Ezt a feladatot szakemberre kell bízni.
Alapkérdés: saját embereket alkalmazzunk (flotta menedzser), vagy bízzuk ezt egy külső szakértő csapatra? A válaszhoz újabb kérdések vezetnek: Hány autónk van? Növelhetjük a létszámot? Saját autóink vannak, vagy flottakezelővel állunk kapcsolatban?
Szervezettől függően számtalan válasz van ezekre a kérdésekre, és ez nagymértékben befolyásolja a végső választ is. A legfontosabb azonban az, hogy feltegyük magunknak a kérdéseket, és ha nem vagyunk elégedettek a válaszokkal, tegyünk lépéseket! Cselekedjünk!
Valamivel könnyebb helyzetben vannak azok, akik flottakezelőn keresztül üzemeltetik gépjárműflottájukat, de ha visszagondolunk az írásunk elején említett 10/7-es statisztikára, akkor azt kell mondanunk, hogy az ő számláik is benne vannak a vizsgált tételekben, tehát őket is, az ő munkájukat is ellenőrizni kell.
Tapasztalataink azt mutatják, hogy a flottakezelők folyamatosan dolgoznak munkájuk minőségének javításán, fejlesztenek, növelik létszámukat, de az elmúlt időszakban olyan ütemben nőtt az általuk üzemeltetett járművek mennyisége, hogy teendőjük bőven akad. A velük kapcsolatban feltárt hibákról esettanulmányainkban számolunk majd be. Itt csak annyit jegyzünk meg, hogy az ellenőrzés során felszínre került tévedéseket az egyeztetések során kiszűrik a rendszerből, azok többször nem fordulnak elő.
Természetesen vannak olyan vállalatok, ahol szakértő kollégák végzik el az ellenőrzési feladatok jelentős részét. Milyen hatásfokkal? Nem tudjuk. Ön tudja? Mikor vizsgálták ennek a területnek a működését utoljára?
Ellenőrzési szempontok:
Adatkezelés, avagy Szükség van-e informatikai támogatásra?
Az ellenőrzés összetett feladata – az Excel-t leszámítva – nem sok szervezetnél kap informatikai támogatást. Van-e erre egyáltalán szükség?
Ha megkérdezzük saját informatikai kollégáinkat, azt fogják mondani, hogy az Excel nem erre a célra való. Ennek számos oka van: pl. több felhasználó egyidejű hozzáférése zavart okoz a működésben. Ha minden tranzakciót rögzítünk, néhány hónap alatt, hipp-hopp keletkezik egy többezer-soros táblázatunk, amely szinte kezelhetetlen, de ugyanakkor mégsem ad elegendő adatot az elemzésekhez. Riportokat készíteni pedig nehézkes. Céleszközre van szükség!
Hatékony módszerek, technikák.
Gyűjtsünk minél több adatot az üzemeltetésre vonatkozóan! Vagy keletkezik éppen elég adat anélkül is, és nem tudunk vele mit kezdeni? Gondoskodnunk kell arról, hogy az összegyűjtött adatokból információkat nyerjünk, és ezek elemzésére építsük ellenőrzési stratégiánkat! Szükségünk van egy olyan eszközre, amely képes kezelni a flottaüzemeltetéssel kapcsolatos dokumentumokat, helyet ad a folyamatosan képződő üzemeltetési adatoknak, és mindezek felhasználásával képes olyan jelentések, riportok készítésére, amelyek megmutatják a rendkívüli eseményeket, a kiugró költségeket, megmutatják, hogy hol van baj.
A területek, amelyekre oda kell figyelnünk:
Önellenőrző kérdések
Reméljük, hogy adtunk néhány fogódzópontot az ellenőrzési munkához, és ha még mindig bizonytalanok vagyunk abban, hogy szükségünk van-e az ellenőrzésre, válaszoljuk meg a következő (ön)ellenőrző kérdéseket!
Ha úgy érzi, hogy nincs minden rendben, de nem tudja, hogy merre induljon, forduljon hozzánk kérdéseivel: kerdesek@fleettool.hu
|
Menjen biztosra! Szóbeszéd helyett tényeket szállítunk Önnek. Olvassa el mások tapasztalatait |
|
 |
 |
 |
