Ha már túl vagyunk
a gépjárművek beszerzésével kapcsolatos döntéseken , vagyis tudjuk, hogy milyen autókat fogunk használni, egy újabb nehéz feladat körvonalazódik. Hogyan üzemeltessük a flottát? Olyan kérdésekben kell döntéseket hoznunk, amelyek akár apróságnak is tűnhetnek, de hatásuk hosszútávon befolyásolja a költségeket, a hatékonyságot.
Vegyünk sorra néhány magától értetődő feladatot és területet, amellyel foglalkoznunk kell, ha vállalati gépjárműflotta üzemeltetése a feladatunk. A felvetett kérdések érinteni fogják a gépkocsik üzemeltetésével kapcsolatos szinte valamennyi területet, beleértve a szervezeti döntéseket éppúgy, mint a konkrét napi teendőket.
Milyen feladatok várnak ránk?- Üzemeltetői adatbázis létrehozása és karbantartása
- Szerződések kezelése
- Megrendelések
- Gépjármű átadás-átvétel
- Számlaellenőrzés
- Napi működés
Üzemeltetői adatbázis létrehozása és karbantartása – már a kezdetektől nagyon fontos, hogy a megfelelő mélységű és részletezettségű adatbázist hozzunk létre. Ez lesz ugyanis későbbi elemzéseink alapja. Elemzésekre pedig azért lesz szükségünk, hogy a flotta működését folyamatosan optimalizálni tudjuk. Milyen legyen az adatbázis? Ennek a kérdésnek a megválaszolására hamarosan egy egész cikket szentelünk.
Szerződések, megrendelések – beszerzési döntésünk eredményeképpen keretszerződést kötöttünk egy (vagy több) szállítóval. Ez tartalmazza pl. a kialkudott, vagy elérhető kedvezmények mértékét, és ez az alapja minden egyes jármű megvásárlásának. Új gépjármű beszerzése esetén ajánlatot kérünk a kiválasztott kereskedőtől, majd az árajánlat alapján megrendeljük az adott gépkocsit. A megrendelés alapján megszületik az adott jármű egyedi szerződése, majd, amikor a megrendelés teljesülésekor az átadás-átviteli dokumentáció. A folyamat során számos ellenőrzést kell elvégeznünk adminisztrációs és műszaki szempontból egyaránt.
Napi működés – ha már megoldottuk a kiválasztás, a szerződéskötés feladatait és rendeltünk autót, amit át is vettünk, akkor az ellenőrzési feladatok után ár csak a napi működtetés van hátra.
Tudnunk kell kezelni az autókhoz kapcsolódó olyan törvényi kötelezettségeket, mint a különböző adók és illetékek megfizetése, de kötnünk kell biztosítást is. Meg kell szerveznünk, hogy a felhasználók rendelkezésre álljon segélyszolgálat, legyenek szerződéses szervizpartnerek, álljon rendelkezésre segélyszolgálat, szükség esetén csereautó, vagy sofőrszolgálat. Készpénzkímélő megoldásként pedig érdemes bevezetnünk az üzemanyagkártya használatát.
Mindeközben naprakészen kell tartani az adatbázist és folyamatosan gyűjteni, figyelni, elemezni az adatokat.
Ki üzemeltesse gépjárműflottánkat?Fel kell mérnünk, hogy vállalaton belül, milyen erőforrások állnak rendelkezésünkre! Rendelkezünk azzal a kompetenciával, ami a hatékony üzemeltetéshez szükséges? Van arra lehetőségünk, hogy a megfelelő szakértőt/szakértőket vegyünk fel (létszámbővítés)? Előfordulhat, hogy ezzel erőforrásokat vonunk el más területektől? Mennyibe kerül ez nekünk? Megéri?
Milyen alternatívánk van ezen kívül?Bízhatjuk külső szakértőre, flottakezelőre a feladatokat. Évről évre folyamatosan nő a flottakezelők által kezelt gépjárművek száma, ami azt mutatja: egyre többen látják úgy, hogy érdemes szakértőre bízni ezeket a faladatokat.
Persze nem dőlhetünk hátra, akkor sem mások végzik a feladatok nagy részét. Biztosítanunk kell ugyanis a külső cég és a vállalatunk közötti információ áramlását (a tapasztalatok alapján jó, ha ennek dedikált felelőse van), gondoskodnunk kell az ellenőrzésről, meg kell határoznunk azoknak az információknak a körét, amelyek alapján elemzéseket készíthetünk, stb.
A témával részletesebben következő írásainkban fogunk. Várható témáink a következők lesznek:
- Adatkezelés a kezdetektől
- Napi teendők az üzemeltetésben
- Gépkocsihasználók támogatása
- Ellenőrzési feladatok
- Milliós tévedések
