[origo] üzleti negyed> cégesautó

„Ahány ház annyi szokás” – hangzik el gyakorta véleménykülönbség esetén, és igaz ez természetesen a vállalati gépjárművek beszerzésére is, különös tekintettel az autók darabszámára. Van azonban néhány kérdés, amit meg kell válaszolni ahhoz, hogy elindíthassuk a beszerzési folyamatot, s ha a kérdéseket sikerül megválaszolnunk, már tudjuk, hogy mit érdemes/kell tennünk, mire kell odafigyelnünk, és hol vannak azok a döntési pontok, amelyek alapvetően meghatározzák a vállalati gépjárműflottával kapcsolatos rövid és hosszú távú teendőket.

Biztosak lehetünk benne, hogy az „autóbeszerzés” szó hallatán belső beszélgetések sora indul meg a munkavállalók között. Különösen igaz ez azokra, akik vállalati gépkocsit használnak, és általában a menedzsmentben is akad olyan, aki személyes érdeklődése folytán komolyabb érdeklődést mutat a projekt iránt.

Ahhoz, hogy ez a folyamat ne válhasson parttalan ötlet- és igényforrássá, szükség van egy üzemeltetési szabályzatra, közkeletű nevén Car Policy-ra.

Van-e írott „Car Policy” a cégnél? (Ha nincs, legyen!)

A gépjármű-üzemeltetési szabályzat lehet nemzetközi vagy lokális. Vannak olyan cégek, ahol szigorú nemzetközi szabályozás van érvényben nagyon kis helyi mozgástérrel, és olyan is van, ahol ez utóbbi meg kell, hogy feleljen a nemzetközinek. Van, ahol a helyi szervezettel kapcsolatos egyetlen követelmény az, hogy legyen ilyen szabályzata.

Ami mindenképp helyet kell, hogy kapjon a Szabályzatban:

• - az egyes pozíciókhoz rendelt lehetőségek (típus szerint vagy budget /költségkeret alapján),
• - elszámolási módok,
• - felelősségvállalás,
• - kötelezettségek, stb.

Ha azt szeretnénk, hogy vállalati flottánk munkatársaink hatékonyságának eszköze legyen, nem pedig egy feneketlen pénznyelő zsák, akkor még a beszerzés előtt meg kell határozni az ide vonatkozó stratégiát (típusok, finanszírozás, flottakezelés, stb.) és a használat kereteit. A feladat nem egyszerű. Dolgozzunk akár a HR, akár a pénzügy, akár az üzemeltetés területén, érezhetjük úgy, hogy a mi szakterületünktől is távol esik ez a téma. Forduljunk szakemberhez, független szakértőhöz!

Milyen autót? Honnan? Milyen konstrukcióban?

Első ránézésre ez több kérdésnek tűnhet, ami igaz is, de a kérdéskört összefüggéseiben kell vizsgálnunk!

Milyen autót? – Nézzük meg mit ír a Car Policy! (Persze, csak ha van már olyanunk.) Biztos, hogy többféle kategóriáról beszélünk, hiszen nyilván nem ugyanolyan autóval jár a vezérigazgató és a szervizes. Első körben tehát azt kell meghatározni, hogy az egyes feladatok ellátásához milyen autóra (kategória) van szükség (szállítási funkciók, terepjáró-képesség, reklámfelületi érték, stb.), s ha ez megvan, akkor a pénzügyi tervezésnél ezt kell figyelembe venni.

Amikor a kategóriákat meghatároztuk, ki kell választanunk azokat a típusokat, amelyek megfelelnek a funkcionális paramétereknek, a pénzügyi lehetőségeknek, a tulajdonosok esetleges megkötéseinek (pl. német cégnél német típusú autó), a dolgozók elvárásainak, a jogszabályoknak, a vállalat arculatának, a hosszú távú gazdaságos üzemeltetés szempontjainak, stb.

Bonyolult szempontrendszer… és ez még nem minden. Mennyi erőforrásunk van ennek kidolgozására? A legtöbbet és a legjobbat szeretnénk kapni a pénzünkért? Van elég szaktudásunk, ismeretünk? Ismerjük a várható költségeket, a megbízhatósági statisztikákat, a kereskedelmi lehetőségeket, a várható értékesítéskori értéket? Ha ezt a kompetenciát házon belül tudjuk, szerencsések vagyunk. Ha nem, akkor forduljunk független szakértőhöz!

Honnan? – Hány darab autót veszünk? Forduljunk az importőrhöz? Melyik kereskedőtől kérjünk ajánlatot? Mi vegyük meg az autókat? Szükségünk van segítségre az üzemeltetésben? Házon belül alakítunk ki üzemeltetési csapatot, vagy flottakezelő céget bízunk meg ezzel?

Kérdésekre kérdések. Ez is jól szemlélteti a feladat összetettségét. De természetesen vannak válaszok is. Ha ötvennél több autót veszünk, akkor már érdemes az adott típus importőréhez fordulni. Azután majd úgyis valamelyik kiválasztott kereskedő (vagy több kereskedő) szolgál ki minket.

Milyen konstrukcióban? – Vásárlás? Operatív lízing? Flottakezelés? Az első két kérdés esetében ez jelentős részben pénzügyi kérdés (ennek részleteit most nem taglaljuk, de érdeklődés esetén szívesen írunk erről is), de a flottakezelés házon belül tartása, illetve kiszervezése már bonyolultabb döntési mechanizmust igényel.

Először tisztázzuk, hogy mit értünk flottakezelésen! Legtöbben beleértik a finanszírozást is, hiszen a legtöbb flottakezelő finanszírozást is kínál. De akkor mi van azokkal, akik saját tulajdonú autóikhoz kérnek üzemeltetési támogatást? Koncentráljunk hát az üzemeltetéssel kapcsolatos feladatokra!

Ki rendeli meg az autót? Ki veszi át? Ki ellenőrzi, hogy olyan-e mint a megrendelt, vagyis megfelel-e az egyedi szerződésnek? Ki figyel a szervizekre? Ki intézi a téli gumikat? Ki a biztosításokat? Ki viszi el a nagyfőnök autóját szervizbe? A sérült autók helyett ki bérel újat? Mennyibe fog ez kerülni? Ki tudja ezt előre tervezhetően? Egy szakember, vagy egy szakemberekből álló csapat (flottakezelő) hatékonyan, szakszerűen, előre tervezve tudja kezelni ezeket a feladatokat.

Minél több autónk van, annál indokoltabb bevonásuk, mert vagy elsikkad valami, vagy nagy létszámú csapatot kell fenntartanunk ahhoz, hogy minden meglegyen.

Milyen flottakezelőt válasszunk? – Olyat, aki nagy, sok ügyfele van, nemzetközi? Egy ügyfél legyünk a sok közül egy nagy, „megbízhatónak tűnő” cégnél, vagy egy kis cég egyik fontos ügyfele akarunk lenni?

Legfontosabb talán azt felmérni, hogy az adott szolgáltató rendszere képes-e olyan szinten információkat szolgáltatni a flottáról, amely elengedhetetlen a költségek optimalizálásához. Erről bővebben következő írásunkban szólunk, amelyben részletesen bemutatjuk majd, hogyan lehet a fenti kérdéseket megválaszolni, hogyan lehet ezt az összetett döntési folyamatot kiválasztási, beszerzési szempontból optimalizálni.